Службова записка, порядок її написання та реєстрації

Рекламний блок

Функції і призначення

Службова записка є формою внутрішнього листування і, залежно від змісту, може бути інформаційного, ініціативного або звітного характеру. У ній викладаються ділові позиції відокремленого підрозділу або керівника з якого-небудь питання. Службова записка може містити пропозиції або прохання і адресуватися будь-якій керівній особі, в тому числі і вищестоящому.

Підписання та реєстрація

Службові записки підписує безпосередній керівник підрозділу. У нижній частині лівого кута її повинен завізувати виконавець. Там же пишеться його прізвище і контактний телефон.

У структурних підрозділах службові записки реєструють у програмі електронного документообігу. Їм присвоюють номер, направляють до підрозділу в паперовому вигляді та на електронному носії. Нумерація складається з індексу підрозділу та реєстраційного номера.

Датою службової записки вважається момент її реєстрації. Її оригінал з резолюцією керівної особи направляється керівнику. А копія службової записки повертається вже виконавцю.

Різновид службових записок

Доповідна службова записка - це різновид службової записки, адресованої прямого керівника. Доповідна записка складається, коли необхідно відобразити думка підрозділу або керівника з певного питання і дати конкретні пропозиції.

Залежно від призначення і змісту доповідні записки можуть бути ініціативні (у вигляді зауважень і пропозицій) або звітні (про результати перевірки, про відрядження).

Дату чи період часу, до яких відноситься інформація, що фіксується у доповідній записці, необхідно виділяти окремим рядком, включати в заголовок або в початок тексту. Доповідну записку підписує автор-упорядник.

Зміст службових записок

Текстову частину службової записки та доповідної записки рекомендується складати з 2 частин. Перша її частина повинна складатися з фактів, які послужили приводом до її написання, а друга - з пропозицій і відповідних висновків з матеріалу питання.

Кожен розробляється документ може містити в собі тільки одне питання. Виняток складають протоколи, накази, плани, звіти, узагальнюючі документи.

Службова записка повинна включати в себе обґрунтовану інформацію, викладену об'єктивно, стисло, грамотно, зрозуміло і без зайвих повторень. Текстову частину оформлюють у вигляді суцільного тексту, таблиці, анкети або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст будь-якого документа повинен складатися з логічно і граматично узгодженої інформації про дії в управлінні, які відображені у відповідних положеннях, нормах, правилах і розпорядчих документах.

Службова записка повинна мати обов'язкові реквізити і незмінний порядок розміщення: автора, найменування підприємства і його код, індекс, дату, заголовок, основний текст, візи, підпис виконавця, позначку про виконання та направлення документа в справу.

Заголовок службової записки повинен бути викладений стисло. Якщо ж в документі йдеться про кілька проблем, то заголовок може бути узагальненим.

Правила адресації

Службові записки адресують організаціям, підрозділам або конкретній керівнику всередині підприємства. У документі, адресованому багатьом однорідним організаціям, адресата зазначають узагальнено. Службова записка не повинна мати більше 4 адресатів.

Висновок

Вся вихідна інформація в обсязі службової записки повинна надаватися за запитом і відправлятися тільки офіційно. Надана інформація повинна бути підписана і завізована керівником, сферу діяльності якого вона відноситься.

Всі службові записки в обов'язковому порядку підлягають датування. Дата документа і будь-які службові відмітки на ньому є обов'язковим реквізитом будь-якого документа.

Рекламний блок



Додати коментар
Ваше Ім'я:   Ваш E-Mail:  


Введіть слово "жінка" без кавичок

Відповідь:
© http://kafedam.top 2019